Planilha de Controle de Contas a Pagar e a Receber

Se você não consegue dormir porque não sabe quanto deve ou quanto vão lhe pagar, chegou a hora de montar uma Planilha de Controle de Contas a Pagar e a Receber. Essa ferramenta simples resolve um dos maiores pesadelos de quem trabalha por conta própria, administra um pequeno negócio ou mesmo cuida das finanças pessoais: a bagunça de saber exatamente quem deve para você e para quem você deve.

Neste tutorial, você vai aprender, na prática, como montar uma planilha funcional no Excel que mostra tudo isso de forma clara, organizada e até com alertas automáticos. Vamos passo a passo, sem complicalções desnecessárias.

Por Que Você Precisa de Uma Planilha de Contas a Pagar e a Receber

Deixar tudo na memória ou em papéis soltos é receita garantida para desastre. Você esquece prazos, não sabe se aquele cliente pagou ou se ainda está devendo, e no final do mês toma um susto enorme na conta do banco.

Com uma planilha bem organizada, você consegue:

Saber exatamente quanto você deve a fornecedores e credores
Ter clareza sobre quanto os clientes devem para você
Identificar rapidamente os atrasos e cobranças pendentes
Planejar o caixa com segurança, sabendo quando o dinheiro vai entrar e sair
Evitar multas, juros e desgastes de relacionamento por atrasos

Passo 1: Prepare Sua Planilha e Crie as Colunas Básicas

Abra o Excel ou o Google Sheets e crie uma planilha nova. Na primeira linha, você vai inserir os títulos das colunas. Clique na célula A1 (o primeiro quadradinho do canto superior esquerdo) e digite o primeiro cabeçalho.

Aqui está a estrutura básica que vamos usar:

Coluna A: Tipo (Pagar ou Receber)
Coluna B: Data de Lançamento
Coluna C: Nome do Fornecedor/Cliente
Coluna D: Descrição da Conta
Coluna E: Valor
Coluna F: Data de Vencimento
Coluna G: Data de Pagamento
Coluna H: Status
Coluna I: Observações

Na célula A1, digite Tipo. Depois pressione a tecla Tab (ela fica do lado esquerdo do teclado, perto do “Q”) para pular para B1. Digite Data de Lançamento. Continue assim em todas as colunas.

Quando terminar de preencher os títulos, selecione toda a primeira linha. Para isso, clique no número “1” do lado esquerdo da sua planilha. Toda essa linha vai ficar destacada. Agora formate esse cabeçalho para ficar bem visível: escolha uma cor de fundo (vá em Formatar > Cor de Preenchimento ou clique no balde de tinta) e deixe o texto em negrito. Assim fica claro onde começam seus dados.

Passo 2: Preenchendo os Dados – Começando com Contas a Pagar

Agora vamos colocar dados de verdade na planilha. Vou usar exemplos práticos para você entender. Clique na célula A2 (primeira linha de dados, logo abaixo de “Tipo”).

Aqui você vai indicar se a conta é para Pagar ou Receber. Digite Pagar. Pressione Tab e vá para B2.

Em B2, você coloca a data de hoje. Digite 15/01/2024 (ou a data que você estiver lançando a conta). Pressione Tab novamente.

Na C2, escreva o nome de quem você deve. Exemplo: Fornecedor ABC. Pressione Tab.

Em D2, descreva qual é a conta. Exemplo: Compra de Materiais para Revenda. Pressione Tab.

Na E2, você coloca o valor. Exemplo: 1500 (sem colocar R$ ou vírgula para separar centavos neste momento; usaremos formatação depois). Pressione Tab.

Em F2, coloque a data em que a conta vence. Exemplo: 30/01/2024. Pressione Tab.

Em G2, deixe vazio por enquanto (você preencherá quando a conta for realmente paga). Pressione Tab.

Em H2, escreva o status da conta. Neste caso, como não foi paga ainda: Pendente. Pressione Tab.

Em I2, coloque observações se achar necessário. Exemplo: Primeira compra com este fornecedor.

Pronto! Você acabou de registrar uma conta a pagar. Vamos adicionar mais uma linha com um exemplo de conta já paga.

Clique em A3 e repita o processo: Pagar (tipo), 10/01/2024 (data de lançamento), Prestadora de Serviços XYZ (nome), Limpeza do Escritório (descrição), 300 (valor), 15/01/2024 (vencimento), 15/01/2024 (data de pagamento, porque foi paga), Pago (status), e deixe as observações em branco ou coloque algo relevante.

Passo 3: Adicionando Contas a Receber

Agora vamos registrar dinheiro que vem para você. Clique em A4.

Digite Receber. Pressione Tab.

Em B4, coloque a data de hoje: 15/01/2024. Pressione Tab.

Em C4, escreva o nome do cliente: Cliente João Silva. Pressione Tab.

Em D4, descreva o serviço ou produto: Consultoria em Marketing Digital. Pressione Tab.

Em E4, coloque o valor: 2500. Pressione Tab.

Em F4, a data de vencimento: 25/01/2024. Pressione Tab.

Em G4, deixe em branco (porque ainda não recebeu). Pressione Tab.

Em H4, escreva: Pendente. Pressione Tab.

Em I4, você pode deixar uma anotação se quiser, como: Cobrar se não receber até o dia 20.

Vamos adicionar um exemplo de conta já recebida também. Clique em A5, repita o processo marcando Receber, a data de lançamento, o cliente (por exemplo, Cliente Maria Costa), a descrição (Venda de Produtos), o valor (800), a data de vencimento (10/01/2024), a data de pagamento (12/01/2024), o status Recebido, e observações se necessário.

Passo 4: Formatando os Valores em Reais

Seus números estão ali, mas não parecem dinheiro. Vamos arrumar isso. Selecione todas as células da coluna E que contêm valores. Clique em E2, depois segure Shift (aquela tecla perto do Z) e clique em E5. Todas as células de E2 até E5 vão ficar selecionadas.

Agora, clique com o botão direito do mouse (ou acesse o menu Formato) e escolha Formatar Células. Uma janela vai abrir. Procure por Moeda ou Currency. Escolha Real (R$). Clique em OK. Pronto! Os valores agora mostram R$ 1.500,00 em vez de apenas 1500.

Faça o mesmo com a coluna de datas se quiser que fiquem sempre no formato dd/mm/aaaa. Selecione as datas, formate como Data e escolha o padrão de formato que preferir.

Passo 5: Criando Fórmulas para Resumos Automáticos

Agora vem o melhor: as fórmulas vão fazer contas para você automaticamente. Vamos criar um resumo bem abaixo de seus dados.

Clique em uma célula vazia abaixo de seus dados, por exemplo, A7. Digite Total a Pagar:. Pressione Tab e vai para B7.

Em B7, você vai colocar uma fórmula que soma todos os valores de contas que ainda estão “Pendente” na coluna H e que têm “Pagar” na coluna A. A fórmula é: =SUMIFS(E:E, A:A, “Pagar”, H:H, “Pendente”)

Deixe eu explicar essa fórmula de forma simples: =SUMIFS significa “some valores com condições”. Dentro dos parênteses: primeiro você coloca a coluna que contém os valores a somar (E:E, que é a coluna de valores). Depois você coloca uma condição (coluna A tem que ser igual a “Pagar”), depois outra condição (coluna H tem que ser igual a “Pendente”). Excel faz a soma apenas das linhas que atendem as duas condições.

Pressione Enter. A fórmula vai calcular e mostrar quanto você ainda deve pagar que está pendente. No nosso exemplo, seria R$ 1.500,00.

Agora vamos fazer o mesmo para contas a receber. Em A8, digite Total a Receber:. Em B8, coloque a fórmula: =SUMIFS(E:E, A:A, “Receber”, H:H, “Pendente”)

Pressione Enter. Pronto! Você tem o total de dinheiro que está aguardando receber e que ainda está pendente (no nosso exemplo, R$ 2.500,00).

Vamos criar mais dois resumos para contas já finalizadas. Em A9, digite Total Pago:. Em B9, coloque: =SUMIFS(E:E, A:A, “Pagar”, H:H, “Pago”). Pressione Enter.

Em A10, digite Total Recebido:. Em B10, coloque: =SUMIFS(E:E, A:A, “Receber”, H:H, “Recebido”). Pressione Enter.

Agora você tem um resumo completo: sabe quanto deve, quanto vai receber, quanto já pagou e quanto já recebeu. Tudo calculado automaticamente.

Passo 6: Usando Cores para Identificar Atrasos

Uma técnica muito útil é destacar as contas que estão vencidas. Para isso, vamos usar a formatação condicional. Ela muda a cor de uma célula automaticamente quando uma condição é atendida.

Selecione as células da coluna H que contêm “Pendente” ou “Recebido” (por exemplo, de H2 até H5). Com essas células selecionadas, vá em Formato (no menu superior) e escolha Formatação Condicional.

Procure por uma opção tipo Destacar regras de células ou Nova regra. Você vai criar uma regra que diz: “Se a data de vencimento (coluna F) for menor que a data de hoje, pinte de vermelho”.

Dependendo da sua versão do Excel ou Google Sheets, você pode selecionar simplesmente Data e escolher Vencido ou Antes de hoje. Deixe a cor como vermelho ou laranja para avisar que aquela conta está atrasada.

Assim, quando você abrir a planilha, qualquer conta vencida fica vermelha na tela e você vê imediatamente o que precisa resolver.

Passo 7: Atualizando Quando as Contas São Pagas ou Recebidas

No dia a dia, quando você paga uma conta ou recebe um valor, você precisa atualizar a planilha. É simples: procure a linha da conta, preencha a Coluna G (Data de Pagamento) com a data que realmente aconteceu, e mude o Status (Coluna H) de “Pendente” para “Pago” (se foi uma conta a pagar) ou “Recebido” (se foi uma conta a receber).

Exemplo: você recebe o pagamento do Cliente João Silva no dia 20/01/2024. Encontre aquela linha dele, clique em G4 e escreva 20/01/2024. Depois, em H4, mude Pendente para Recebido. As fórmulas de resumo automaticamente vão recalcular: o total a receber vai diminuir, e o total recebido vai aumentar.

Passo 8: Criando Abas Separadas para Melhor Organização

Se sua quantidade de contas cresce muito, pode ficar confuso tudo na mesma aba. No Excel e no Google Sheets, você pode criar múltiplas abas (planilhas) dentro do mesmo arquivo.

No inferior da tela, você vê uma aba chamada “Plan1” ou “Sheet1”. Clique com o botão direito nela. Escolha Inserir Planilha ou Insert Sheet. Crie uma aba para “Contas a Pagar”, outra para “Contas a Receber”, e talvez uma terceira para “Resumo Mensal”.

Na aba de “Resumo Mensal”, você pode colocar as fórmulas de totais que fazem referência às outras abas. Por exemplo, em vez de escrever =SUMIFS(E:E, A:A, “Pagar”, H:H, “Pendente”), você escreve =SUMIFS(‘Contas a Pagar’!E:E, ‘Contas a Pagar’!A:A, “Pagar”, ‘Contas a Pagar’!H:H, “Pendente”) (repare no nome da aba seguido de uma exclamação). Assim, a aba de resumo puxa os dados das outras automaticamente.

Essa organização em abas deixa sua planilha mais limpa e profissional, especialmente se você vai mostrar para um contador ou fazer análises mensais.

Dicas Extras para Usar Sua Planilha com Mais Eficiência

Congele a primeira linha: Clique em A2, depois em Visualizar > Congelar Painéis. Assim, quando você rolar a planilha para baixo, os títulos das colunas permanecem visíveis no topo. Super prático quando tem muitas linhas.
Use filtros para encontrar contas rapidamente: Selecione a primeira linha (cabeçalhos) e clique em Dados > Filtro. Setas aparecem no final de cada coluna. Clique nelas para filtrar apenas contas pendentes, ou apenas de um cliente específico, ou apenas do mês de janeiro. Você encontra o que precisa em segundos.
Crie uma coluna de dias em atraso: Em uma coluna nova (digamos, coluna J), coloque a fórmula =SE(H2=”Pendente”, HOJE()-F2, 0). Isso mostra quantos dias uma conta está atrasada. Se a conta já foi paga, mostra zero. Assim você sabe na hora quem está mais atrasado.
Faça backups semanais: Salve sua planilha com datas diferentes. Por exemplo, “Contas_15jan2024”, “Contas_22jan2024”. Assim, se algo der errado, você tem histórico. Na nuvem (Google Drive, OneDrive) você tem versionamento automático.
Revise a planilha toda semana: Reserve 15 minutos toda segunda-feira para abrir a planilha, verificar o que venceu, o que precisa ser cobrado e o que está para vencer. Esse hábito pequeno evita problemas gigantes depois.

Estruturando a Planilha para Diferentes Tipos de Negócio

A estrutura que ensinamos aqui funciona para a maioria dos casos. Mas você pode adaptá-la:

Se você é autônomo ou freelancer: Foque na coluna de “Contas a Receber”. Seus clientes são poucos, então adicione uma coluna de “Banco” (se você recebe em contas diferentes) e “Número de NFe” (se emite nota fiscal).

Se você tem um pequeno negócio ou loja: Equilibre as duas colunas. Talvez você queira adicionar uma coluna de “Categoria” (Despesa com Aluguel, Despesa com Fornecedor, Receita de Vendas, etc.) para depois fazer análises por tipo de conta.

Se você cuida das finanças de uma casa: Use a mesma estrutura, mas adapte os nomes. Em vez de “Cliente”, coloque “Beneficiário”. Em vez de “Fornecedor”, coloque “Credor”. Assim você controla tanto as dívidas pessoais quanto os ganhos.

Movendo Sua Planilha para a Nuvem

Salvar a planilha só no seu computador é arriscado. Se o HD falhar, você perde tudo. A solução é usar Google Sheets (totalmente gratuito) ou salvar a versão do Excel na nuvem (OneDrive, Google Drive, Dropbox).

No Google Sheets, você acessa de qualquer dispositivo (celular, tablet, outro computador) sem precisar baixar nada. Melhor ainda, você consegue compartilhar com um contador ou sócio em tempo real. Eles veem as atualizações na hora.

Para migrar: abra sua planilha do Excel, clique em Arquivo > Fazer download como > Microsoft Excel. Depois acesse Google Drive, clique em Novo > Fazer upload de arquivo, e selecione o arquivo. Pronto! Google Sheets converte automaticamente para seu formato.

Resolvendo Problemas Comuns

Problema: A fórmula não está calculando certo

Solução: Verifique se os valores na coluna de status (H) estão exatamente como escreveu na fórmula. Se você escreveu “Pendente” com acento, tem que ser “Pendente” na fórmula também. Maiúscula e minúscula não importam, mas espaços em branco fazem diferença.

Problema: Aparecem símbolos estranhos em vez de R$

Solução: Suas datas ou valores não estão formatados corretamente. Selecione a coluna, clique com direito, escolha Formatar Células, e escolha o tipo correto (Moeda para valores, Data para datas).

Problema: Não consigo mais editar depois de congelar painéis

Solução: Você ainda consegue editar. O congelamento só impede que os títulos saiam de vista. Se quer descongelar, volte em Visualizar > Congelar Painéis e clique de novo para desativar.

Problema: Tenho muitas linhas e a planilha está lenta

Solução: Organize os dados por período. Crie uma aba para 2024, outra para 2023, etc. Ou divida por trimestre. Histórico antigo pode ser movido para uma aba arquivo. Assim a planilha principal fica rápida.

Próximos Passos Depois que Sua Planilha Estiver Pronta

Após montar sua Planilha de Controle de Contas a Pagar e a Receber e usá-la por algumas semanas, você vai notar padrões. Alguns clientes atrasam sempre. Alguns fornecedores são confiáveis. Você vai conseguir prever melhor o fluxo de caixa, renegociar prazos e até identificar oportunidades de crescimento.

Com o tempo, essa planilha vira sua melhor ferramenta de gestão financeira. Você terá clareza total sobre onde vai o dinheiro e de onde ele vem, o que é essencial para qualquer negócio ou fiança pessoal saudável.

Abra o Excel agora mesmo e comece. Não precisa de perfeição. Crie as colunas, lance algumas contas, teste as fórmulas. Em 30 minutos você tem um sistema funcional. Depois, conforme usa, vai fazendo ajustes conforme sua realidade.

Se quiser aprofundar ainda mais em Excel, navegue pelos outros tutoriais aqui do site. Temos guias sobre gráficos, tabelas dinâmicas, fórmulas avançadas e muito mais. Cada artigo vai deixar você mais confiante e produtivo com a ferramenta. Não pare por aqui!

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