Planilha de Controle de Despesas no Excel

Você precisa organizar seus gastos pessoais ou acompanhar o orçamento da sua família, mas não sabe por onde começar no Excel? Uma planilha de controle de despesas é a solução mais simples e poderosa que existe para deixar suas finanças sob controle. Neste guia, vou te ensinar, passo a passo e clique a clique, como criar uma planilha de controle de despesas completa, mesmo que você nunca tenha aberto o Excel antes.

O melhor de tudo é que você não precisa de conhecimentos avançados. Vamos construir algo funcional, visual e fácil de usar para acompanhar cada real que você gasta. Vamos lá?

Passo 1: Abrir o Excel e Preparar a Estrutura Básica

Abra o Excel no seu computador ou acesse a versão online (Excel Online). Você verá uma grade branca com muitas células vazias. Não se assuste. Cada célula é um pequeno quadrado onde você coloca informações.

Clique na célula A1 (a primeira célula do canto superior esquerdo). Agora você vai criar os títulos das suas colunas. Escreva: Data. Pressione a tecla Tab (ou seta para a direita) para ir até a célula B1.

Continue preenchendo os títulos das próximas colunas nesta ordem:

• Célula B1: Categoria
• Célula C1: Descrição
• Célula D1: Valor
• Célula E1: Método de Pagamento

Depois que escrever cada título, pressione Tab para passar para a próxima célula. Quando terminar em E1, pressione Enter. Pronto! Você criou o cabeçalho da sua planilha de controle de despesas.

Passo 2: Formatar o Cabeçalho para Ficar Visual e Profissional

Agora vamos deixar o cabeçalho bonito e fácil de ler. Primeiro, selecione todas as células do cabeçalho. Clique em A1, segure o botão do mouse e arraste até E1. Você verá que as cinco células ficam azuis (selecionadas).

Agora vamos aplicar um fundo de cor. Na barra superior do Excel, procure pela opção que parece uma lata de tinta (ou “Cor de Preenchimento”). Clique nela e escolha uma cor que goste. Vou sugerir um azul ou cinza escuro para deixar profissional.

Depois, vamos deixar o texto branco e em negrito para contrastar com o fundo escuro. Com as células ainda selecionadas, clique no botão B (Bold/Negrito) na barra superior. Depois, clique no ícone de cor de fonte (geralmente com a letra A com uma cor embaixo) e escolha branco.

Você também pode aumentar o tamanho da fonte. Com as células selecionadas, procure pelo número que representa o tamanho da fonte (algo como “11” ou “12”) e mude para 14 ou 16. Pronto! O cabeçalho ficou profissional e fácil de ler.

Passo 3: Adicionar as Categorias de Despesas Principais

Antes de começar a anotar seus gastos, vamos definir as categorias principais. As categorias ajudam você a entender para onde o dinheiro está indo. Clique na célula A2 e comece a preencher as suas despesas.

Aqui estão alguns exemplos realistas de como preencher os dados. Vou usar um gasto real para você entender:

• Célula A2: 05/01/2024 (a data da compra)
• Célula B2: Alimentação (é a categoria)
• Célula C2: Supermercado Zona Norte (a descrição do que você comprou)
• Célula D2: 125,50 (o valor gasto)
• Célula E2: Débito (a forma de pagamento)

Depois que escrever na célula A2, pressione Tab e continue preenchendo as próximas células da mesma linha. Quando chegar em E2, pressione Enter e você vai descer para a próxima linha automaticamente.

Aqui estão as categorias mais usadas em uma planilha de controle de despesas:

• Alimentação
• Transporte
• Moradia (aluguel, condomínio)
• Saúde
• Educação
• Lazer e Diversão
• Contas e Serviços (internet, água, luz)
• Vestuário
• Outros

Não precisa usar todas de uma vez. Comece com as que fazem sentido para você e vá adicionando conforme precisar.

Passo 4: Preencher Dados Reais de Suas Despesas

Agora vem a parte importante: anotar seus gastos reais. Você pode fazer isso de duas maneiras: anotar conforme gasta ou, se preferir, sentar uma vez por semana e revisar seus gastos do período.

Vou dar um exemplo prático e completo. Suponha que na semana passada você teve estes gastos. Você vai preencher assim:

• Linha 2: 05/01/2024 | Alimentação | Supermercado Zona Norte | 125,50 | Débito
• Linha 3: 05/01/2024 | Transporte | Uber para o trabalho | 35,80 | Crédito
• Linha 4: 06/01/2024 | Contas e Serviços | Conta de água | 89,00 | Débito
• Linha 5: 06/01/2024 | Saúde | Farmácia – Remédios | 52,30 | Dinheiro
• Linha 6: 07/01/2024 | Lazer e Diversão | Cinema com amigos | 60,00 | Crédito

Cada linha representa um gasto diferente. Quando terminar de escrever em uma célula, pressione Tab para ir à próxima célula da mesma linha. Quando terminar uma linha completa (chegar em E), pressione Enter para descer para a próxima linha.

Preencha pelo menos 10 linhas de dados reais do seu orçamento. Isso vai te ajudar a testar as fórmulas depois e a ver como tudo funciona junto.

Passo 5: Formatar a Coluna de Valores como Moeda

A coluna de valores precisa estar formatada como moeda para ficar clara e profissional. Clique na célula D1 e depois segure o botão do mouse enquanto arrasta para baixo até a última célula com dados (se você preencheu até a linha 11, arraste até D11).

Com a coluna inteira selecionada, clique com o botão direito do mouse. Um menu vai aparecer. Procure pela opção “Formatar Células” e clique. Uma janela vai abrir.

Na janela que abrir, você vai ver abas no topo. Clique na aba que diz “Número” ou “Números”. Depois, à esquerda, você vai ver uma lista de categorias. Procure por “Moeda” e clique. Escolha a opção com R$ (real brasileiro). Clique em “OK”.

Pronto! Todos os números da coluna D agora vão aparecer com o símbolo R$ e com duas casas decimais. Muito mais fácil de ler e profissional.

Passo 6: Adicionar Fórmulas para Calcular Totais Automaticamente

Agora vem a mágica do Excel! Vamos criar fórmulas que calculam automaticamente o total de gastos. Isso é muito mais rápido do que usar uma calculadora e menos propenso a erros.

Clique em uma célula vazia abaixo dos seus dados. Se seus dados terminam na linha 11, clique em A13. Escreva: Total Geral. Pressione Tab para ir até a célula D13.

Agora você vai escrever uma fórmula. Digite exatamente isto: =SOMA(D2:D11). Isto diz ao Excel para somar todos os números que estão nas células de D2 até D11. O ponto e vírgula duas vezes : significa “do…até”. Pressione Enter.

Você verá que a célula D13 agora mostra o total de todos os seus gastos automaticamente! Se você adicionar um novo gasto na linha 12, o total vai mudar sozinho.

Vamos criar mais um cálculo útil: o total por categoria. Isso mostra quanto você gastou em cada tipo de despesa. Você vai usar uma fórmula chamada SOMASE. Vou explicar como.

Vá para um espaço vazio à direita da sua tabela. Clique na célula G2. Escreva os títulos das categorias que você usou. Por exemplo:

• Célula G2: Alimentação
• Célula G3: Transporte
• Célula G4: Contas e Serviços

Depois, na célula H2, você vai colocar uma fórmula que soma só os gastos com Alimentação. Digite: =SOMASE(B:B,”Alimentação”,D:D). Isto diz: “Soma todos os valores da coluna D quando a coluna B contiver a palavra Alimentação”.

Pressione Enter e você verá o total de gastos só com alimentação aparecer na célula H2. Faça o mesmo para as outras categorias nas células H3, H4, etc., mudando só a palavra dentro das aspas.

Passo 7: Criar um Gráfico para Visualizar seus Gastos

Gráficos deixam tudo mais fácil de entender. Com um gráfico, você vê rapidamente em quais categorias está gastando mais dinheiro. Vamos criar um!

Primeiro, você precisa selecionar os dados do resumo por categoria. Se você preencheu as categorias nas células G2:G4 e os totais em H2:H4, selecione essa área. Clique em G2 e arraste o mouse até H4.

Agora, na barra superior do Excel, procure pela opção “Inserir” e clique. Depois, procure por “Gráfico” ou “Chart”. Uma lista de tipos de gráfico vai aparecer. Escolha “Gráfico de Pizza” ou “Gráfico de Colunas”. Qualquer um funciona bem para ver onde está indo o dinheiro.

O Excel vai criar um gráfico bonito automaticamente! Você pode clicar no gráfico e arrastá-lo para o lugar que quiser. Para redimensionar, clique e arraste as extremidades dele.

Passo 8: Organizar e Limpar a Planilha para Ficar Profissional

Agora que sua planilha de controle de despesas está funcionando, vamos deixá-la mais organizada e fácil de usar. Primeiro, vamos aumentar a largura das colunas para os textos caberem melhor.

Coloque o cursor do mouse entre os títulos das colunas no topo (entre A e B, por exemplo). O cursor deve mudar para uma seta com duas pontas. Clique e arraste para a direita para aumentar a largura da coluna A. Faça o mesmo para as outras colunas.

Você também pode clicar no cabeçalho de uma coluna (na letra, tipo A ou B) e escolher “Largura Ótima da Coluna”. Isto deixa cada coluna com o tamanho perfeito para o conteúdo.

Vamos adicionar linhas de grade para deixar tudo mais organizado. Selecione toda a tabela de dados (de A1 até E e a última linha com dados). Clique com o botão direito e escolha “Formatar Células”. Na aba “Bordas”, escolha uma opção que mostre linhas em toda a tabela. Clique “OK”.

Pronto! Agora sua planilha ficou com um visual profissional, com linhas separando as células e tornando tudo mais fácil de ler.

Passo 9: Configurar Filtros para Encontrar Gastos Rapidamente

Quando sua planilha tiver muitos dados (depois de alguns meses), fica útil filtrar informações. Por exemplo, você pode querer ver só os gastos de uma categoria específica ou de um período específico.

Clique em qualquer célula do seu cabeçalho (de A1 a E1). Depois, na barra superior, procure pela opção “Dados” e clique. Você verá várias opções. Clique em “AutoFiltro” ou “Filtro”.

Observe que agora aparecerão pequenas setinhas (▼) em cada célula do cabeçalho. Clique em qualquer uma dessas setinhas para filtrar. Por exemplo, clique na setinha da coluna B (Categoria) e você verá uma lista de todas as categorias que você usou. Escolha só “Alimentação” e a tabela vai mostrar só os gastos com alimentação.

Para voltar a ver todos os dados, clique na setinha novamente e escolha “Mostrar Tudo”.

Passo 10: Acompanhar Gastos ao Longo do Mês

A melhor forma de usar sua planilha de controle de despesas é manter ela atualizada sempre. Dedique alguns minutos todo dia (ou a cada dois dias) para anotar seus gastos. Assim você não esquece de nada.

Uma boa prática é criar abas diferentes para cada mês. No Excel, você vê abas no rodapé da planilha (uma aba com o nome “Sheet1” ou “Planilha1”). Clique com o botão direito nela e escolha “Inserir Planilha”. Dê um nome como “Janeiro”, “Fevereiro”, etc.

Cada aba será uma cópia da estrutura anterior. Assim, você consegue comparar seus gastos mês a mês facilmente. Você pode até criar uma aba “Resumo” que puxa os totais de cada mês automaticamente usando fórmulas.

Dicas Extras que Vão Facilitar Sua Vida

• Use a tecla Tab para navegar: Pressionar Tab no teclado é muito mais rápido do que clicar com o mouse em cada célula. Pratique usar Tab para se mover para a próxima célula e Enter para descer uma linha.
• Congele o cabeçalho: Se sua planilha ficar muito grande, selecione a célula A2, vá em “Exibir” na barra superior e clique em “Congelar Painéis”. Assim, quando você rolar para baixo, o cabeçalho sempre fica visível no topo.
• Use formatação condicional para ver gastos altos: Na barra “Dados”, escolha “Formatação Condicional” e crie uma regra que deixe células com valores acima de um certo valor (tipo R$ 200) com uma cor de fundo vermelha. Assim você vê rapidamente quais foram seus gastos maiores.
• Copie linhas inteiras para duplicar: Se um gasto é parecido com o anterior, clique em uma linha completa (clique no número da linha, tipo “2” ou “3”), pressione Ctrl+C para copiar, clique em uma linha vazia abaixo, pressione Ctrl+V para colar. Depois só mude os dados diferentes.
• Salve o arquivo com um nome descritivo: Pressione Ctrl+S ou vá em “Arquivo” > “Salvar”. Escolha um nome como “Minhas Despesas 2024” e salve em um lugar onde você consiga encontrar depois (tipo a Pasta Documentos).

Conclusão: Sua Vida Financeira Sob Controle

Parabéns! Você acabou de aprender como criar uma planilha de controle de despesas completa do zero. Agora você tem uma ferramenta poderosa para entender para onde seu dinheiro está indo e tomar decisões melhores sobre seus gastos. O maior segredo é manter a planilha atualizada. Reserve alguns minutos todo dia para anotar seus gastos e, em poucos meses, você terá um histórico super valioso que mostra seus padrões de consumo. Comece hoje mesmo!

Abra o Excel agora mesmo e aplique tudo que aprendeu aqui! Se ficar com dúvidas em algum passo, releia a seção correspondente. E quando dominar essa planilha de controle de despesas, volte ao nosso site e explore outros tutoriais de Excel para ir ampliando suas habilidades. Tem muita coisa útil por aqui que vai transformar a forma como você trabalha com dados e organiza sua vida!

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