Planilha de Rastreamento de Encomendas e Fretes

Se você trabalha com vendas, logística, e-commerce ou qualquer área que envolva movimentação de produtos, sabe como é importante saber exatamente onde cada encomenda está no momento. Uma Planilha de Rastreamento de Encomendas e Fretes é exatamente a solução que você precisa para organizar, acompanhar e controlar todas as suas remessas em um único lugar, sem perder nenhum detalhe.

Neste tutorial prático, você vai aprender, passo a passo, como montar uma planilha profissional no Excel que funciona perfeitamente para pequenos negócios, marketplaces, transportadoras e qualquer pessoa que precise gerenciar envios. Vamos direto ao ponto: sem teória chata, só ação.

Por Que Você Precisa de Uma Planilha de Rastreamento de Encomendas?

Antes de começar a mexer no Excel, entenda por que essa ferramenta é importante. Quando você controla tudo de cabeça ou em anotações soltas, acaba cometendo erros: encomendas que saem sem registro, clientes que não sabem o status do pedido, e você gastando horas procurando informação perdida.

Uma planilha bem estruturada para rastreamento de fretes e encomendas centraliza todas as informações em um só lugar. Você consegue visualizar rapidamente quantos pedidos saíram, quanto custou cada frete, se chegou no destino, se há atrasos, e tudo mais. Isso economiza tempo e evita desentendimentos com clientes.

O Que Você Vai Precisar

Um computador com Excel instalado (ou Google Sheets, que funciona praticamente igual).
15 a 20 minutos para criar a estrutura da planilha.
Os dados dos seus envios (números de pedidos, destinatários, valores, transportadoras, etc.).
Disposição para aprender dois ou três recursos básicos do Excel.

Sim, é só isso. Você não precisa ser especialista em Excel para criar uma planilha excelente de rastreamento. Vamos começar agora.

Passo 1: Criar os Cabeçalhos das Colunas

Abra o Excel e clique na célula A1 (está ali no canto superior esquerdo da planilha). Você vai agora digitar o nome das informações que você quer acompanhar. Essas serão as colunas da sua planilha de rastreamento de encomendas.

Comece digitando Número do Pedido na célula A1 e pressione a tecla Tab para ir para a próxima coluna. Na célula B1, digite Data de Saída. Continue pressionando Tab e preenchendo as demais colunas:

C1: Cliente
D1: Email do Cliente
E1: Telefone
F1: CEP de Destino
G1: Cidade
H1: Valor do Frete
I1: Transportadora
J1: Número de Rastreamento
K1: Status
L1: Data Prevista de Entrega
M1: Data Real de Entrega
N1: Observações

Ótimo! Você acabou de criar a estrutura base da sua planilha. Essas colunas vão guardar todos os dados do rastreamento de encomendas e fretes. Se você quer adicionar mais informações (como peso, dimensões, valor do produto, etc.), fique à vontade para adicionar mais colunas.

Agora vamos deixar esses cabeçalhos mais visíveis. Selecione toda a primeira linha. Para isso, clique no número 1 à esquerda (ele vai destacar a linha inteira de azul). Depois, clique em Negrito na barra de ferramentas (o B grande) ou pressione Ctrl+B.

Para diferenciar ainda mais, você pode colorir o fundo. Com a primeira linha ainda selecionada, procure a ferramenta de cor de preenchimento (normalmente tem um desenho de um baldinho de tinta na barra) e escolha uma cor clara, como amarelo ou azul claro. Isso facilita a visualização e deixa a planilha mais profissional.

Passo 2: Preencher os Dados Iniciais

Agora vem a parte prática. Você vai começar a colocar informações reais na planilha. Clique na célula A2 (primeira linha de dados, abaixo dos cabeçalhos) e comece digitando os números dos seus pedidos.

Vamos usar um exemplo real. Imagine que você está rastreando um pedido. Você digitaria assim:

A2: PED-001
B2: 15/01/2024
C2: João Silva
D2: [email protected]
E2: (11) 99999-9999
F2: 01234-567
G2: São Paulo
H2: 45,50
I2: Sedex
J2: AA123456789BR
K2: Em Trânsito
L2: 18/01/2024
M2: (deixe em branco por enquanto)
N2: Cliente chamou informando atraso

Pressione Enter para passar para a próxima linha e continue preenchendo com novos pedidos. Quanto mais dados você colocar, melhor você conseguirá visualizar os padrões e usar as funções avançadas que mostraremos adiante.

Passo 3: Congelar os Cabeçalhos para Facilitar a Leitura

Quando sua planilha crescer e você tiver muitos pedidos, pode rolar para baixo e perder de vista os nomes das colunas. Para evitar isso, vamos congelar a primeira linha.

Clique na célula A2 (primeira célula de dados, não do cabeçalho). Agora vá até o menu Exibição (ou View se o Excel estiver em inglês) e procure a opção Congelar Painéis. Clique nela. Pronto! Agora, quando você rolar para baixo, os cabeçalhos sempre ficarão visíveis no topo.

Passo 4: Adicionar Filtros para Encontrar Informações Rapidamente

Filtros são aqueles botõezinhos que aparecem nos cabeçalhos das colunas e deixam você buscar dados rapidinho. Vamos ativar o filtro automático.

Clique em qualquer célula da primeira linha (dos cabeçalhos). Depois, vá em Dados e clique em Filtro Automático. Instantaneamente, você verá pequeninhos triângulos aparecendo ao lado de cada cabeçalho de coluna. Clique em qualquer um desses triângulos para ver opções de filtro.

Por exemplo, se você clicar no triângulo da coluna K1 (Status), poderá escolher para ver apenas encomendas com status “Entregue”, ou apenas “Em Trânsito”, ou “Devolvida”. Isso economiza muito tempo quando você tem centenas de pedidos e quer analisar apenas os que estão atrasados.

Passo 5: Criar Fórmulas para Contar e Somar Dados

Agora vem o lado mágico do Excel: as fórmulas. Com elas, a planilha faz contas automaticamente. Vamos criar alguns indicadores importantes sobre seus fretes.

Clique em uma célula vazia abaixo de seus dados (digamos na célula A20) e digite Total de Pedidos. Na célula ao lado (B20), você vai colocar uma fórmula que conta quantas linhas de dados você tem.

Tipo na célula B20 a seguinte fórmula: =COUNTA(A2:A19). Esta fórmula conta quantas células da coluna A têm informação dentro delas (do A2 ao A19). Se você digitar números de pedidos de 1 até 10, ela dirá “10”. Se for 1 até 50, dirá “50”. Simples assim.

Agora vamos criar outro indicador. Na célula A21, digite Valor Total de Fretes. Na célula B21, coloque esta fórmula: =SOMA(H2:H19). Essa fórmula soma todos os valores da coluna H (Valor do Frete). Se você tem fretes de R$45, R$50 e R$30, a fórmula automaticamente soma tudo e mostra R$125.

Quer contar quantas encomendas chegaram? Na célula A22, digiteQuan Entregues. Na célula B22, coloque: =COUNTIF(K2:K19,”Entregue”). Essa fórmula procura na coluna K (Status) por todas as células que contêm a palavra “Entregue” e conta quantas são.

Essas fórmulas vão economizar horas de sua vida. Toda vez que um novo pedido é inserido, as contas se atualizam sozinhas. Você não precisa ficar calculando manualmente.

Passo 6: Usar Formatação Condicional para Visualizar Status Rapidamente

Formatação condicional é um recurso que muda a cor de uma célula baseado no conteúdo dela. Por exemplo, você pode fazer com que todas as encomendas com status “Atrasada” fiquem com fundo vermelho, para você identificar rapidinho onde há problemas.

Selecione toda a coluna K (Status). Para fazer isso, clique no cabeçalho da coluna K. Agora vá em Formatação Condicional (no menu Início ou Home). Procure a opção Realçar Regras de Células ou Nova Regra.

Clique em Nova Regra. Uma janela vai abrir. Procure a opção que diz algo como “Formatar apenas células que contenham…”. Escolha Texto na primeira caixa dropdown, depois coloque o sinal de igualdade e digite Atrasada. Clique em Formato e escolha um preenchimento de cor vermelha. Clique OK.

Agora, toda vez que você digitar “Atrasada” na coluna K, aquela célula ficará com fundo vermelho automaticamente. Você pode repetir esse processo para “Entregue” (verde), “Em Trânsito” (amarelo), etc. Dessa forma, você consegue visualizar o status de todas as encomendas em segundos, só pela cor.

Passo 7: Adicionar Validação de Dados para Evitar Erros

Muitas vezes, digitamos os mesmos valores repetidamente (como nomes de transportadoras: Sedex, PAC, Loggi, etc.). Para evitar erros de digitação e deixar tudo padronizado, você pode criar uma lista suspensa.

Selecione todas as células da coluna I onde você coloca o nome da transportadora (por exemplo, de I2 a I100). Vá em Dados e procure Validação de Dados. Uma janela abrirá.

Na caixa Permitir, escolha Lista. Depois, na caixa Fonte, digite os nomes das transportadoras separadas por ponto e vírgula: Sedex;PAC;Loggi;Motoboy;Azul Cargo. Clique OK.

Pronto! Agora, quando você clicar em qualquer célula dessa coluna, aparecerá uma setinha indicando que há uma lista. Você clica nela e escolhe a transportadora em vez de digitar. Não há risco de erro de digitação, e fica mais rápido.

Passo 8: Criar um Painel de Controle Simples

Um painel de controle é um espaço da planilha onde você coloca os números mais importantes bem à vista. Vamos criar um bem simples e útil.

Vá para uma área vazia da planilha, digamos da coluna P em diante. Na célula P1, digitePainel de Controle e deixe em negrito. Abaixo, crie linhas com informações que você quer acompanhar:

P3: Total de Pedidos – Q3: =COUNTA(A2:A19)
P4: Pedidos Entregues – Q4: =COUNTIF(K2:K19,”Entregue”)
P5: Pedidos em Trânsito – Q5: =COUNTIF(K2:K19,”Em Trânsito”)
P6: Pedidos Atrasados – Q6: =COUNTIF(K2:K19,”Atrasada”)
P7: Valor Total de Fretes – Q7: =SOMA(H2:H19)
P8: Ticket Médio de Frete – Q8: =MÉDIA(H2:H19)

Deixe esse painel bem colorido e destacado. Assim, toda vez que você abre a planilha, consegue ver de um relance como está a situação dos seus envios sem precisar rolar para baixo procurando informações.

Passo 9: Organizar e Arquivar Pedidos Antigos

Com o tempo, sua planilha vai crescer demais e ficar lenta. Quando um pedido chega ao destino e você confirma a entrega, é bom arquivá-lo em outra aba para manter as coisas organizadas.

Crie uma nova aba na planilha. Para isso, clique com o botão direito na aba “Plan1” (ou qualquer nome que apareça na base da tela) e escolha Inserir Planilha. Chame essa nova aba de Arquivados.

Copie os cabeçalhos da primeira aba para essa aba de arquivos. Depois, quando um pedido tiver o status de “Entregue” confirmado, você o corta da aba principal e cola na aba de arquivos. Dessa forma, a aba principal fica sempre enxuta, com apenas os pedidos ativos, e você não perde o histórico dos pedidos antigos.

Passo 10: Exportar Dados para Compartilhar com Clientes e Equipe

Às vezes, você precisa compartilhar informações de rastreamento com clientes, gerentes ou a equipe de logística. O Excel permite fazer isso facilmente.

Para enviar a planilha por email, basta salvar o arquivo com um nome descritivo (como “Rastreamento_Janeiro_2024.xlsx”) e anexar ao email. Se preferir, pode criar um pequeno relatório selecionando apenas as colunas que interessam (por exemplo, removendo informações internas sensíveis).

Outra opção é converter para PDF. Selecione a área da planilha que você quer compartilhar, vá em Arquivo, depois Imprimir, e mude a impressora para “Imprimir como PDF”. Assim, você envia um arquivo em PDF que ninguém consegue editar, só visualizar. Perfeito para enviar ao cliente sem risco de alterar dados.

Dicas Extras para Dominar a Planilha de Rastreamento

Use Atalhos de Teclado: Pressione Ctrl+Home para voltar ao topo da planilha rapidinho. Ctrl+Fim te leva até a última célula com dados. Muito prático quando você tem muitas linhas.
Crie Um Backup Regularmente: Salve cópias da sua planilha em outro lugar (pen drive, nuvem, etc.) a cada semana. Assim, se algo der errado, você não perde tudo. Use Arquivo > Salvar Como e escolha um local diferente.
Adicione Uma Coluna de “Dias em Trânsito”: Crie uma fórmula que calcula quantos dias o pedido levou do envio até a entrega. Por exemplo, na coluna O, coloque =M2-B2. Isso mostra em números quantos dias levou. Essa métrica é ouro para avaliar a performance das transportadoras.
Ordene por Status Regularmente: Use o filtro para ver todos os pedidos “Atrasados” juntos e criar um plano de ação. Depois mude para “Em Trânsito” e por aí vai. Organizar assim facilita muito o acompanhamento.
Crie Gráficos Simples: Selecione a coluna de Status com os dados abaixo, vá em Inserir > Gráfico e deixe o Excel criar um gráfico de pizza ou barra automaticamente. Visuais assim impressionam em apresentações para o chefe ou cliente.

Adapte Conforme Sua Necessidade

O tutorial que você aprendeu é uma base sólida. Mas lembre-se: cada negócio é diferente. Se você trabalha com importação, talvez precise adicionar colunas para “Número de Nota Fiscal”, “Alfândega”, “Valor Declarado”, etc. Se trabalha com e-commerce, pode querer “SKU do Produto”, “Quantidade de Itens”, “Valor da Venda”, etc.

O importante é que você entendeu a lógica: criar cabeçalhos, preencher dados, usar fórmulas para automatizar contagens, aplicar filtros para buscar informações, e usar formatação condicional para destacar problemas. Com esses fundamentos, você consegue adaptar a planilha para qualquer contexto.

Próximas Melhorias Que Você Pode Fazer

Depois que você dominar essa planilha básica, existem caminhos avançados que você pode explorar. Por exemplo, você pode criar links automáticos para o rastreamento direto no site da transportadora, criar notificações automáticas quando um pedido atrasa, ou até integrar essa planilha com banco de dados externo. Mas isso é assunto para outro tutorial.

Por enquanto, foco em construir a estrutura que ensinamos aqui e preencher com seus dados reais. Uma planilha bem feita com as funções básicas é infinitamente melhor do que uma planilha complicada que você não consegue manter atualizada.

Conclusão

Você agora tem tudo que precisa para criar e gerenciar uma Planilha de Rastreamento de Encomendas e Fretes profissional, sem gastar um centavo. Os passos que ensinamos aqui funcionam para pequenas lojas que enviam 10 pedidos por dia ou para grandes operações de logística. O importante é começar, organizar seus dados e manter a disciplina de atualizar a planilha todo dia. Organize, rastreie, e nunca mais perca uma encomenda ou não saiba cobrir um cliente sobre o status de um frete. Seu negócio vai rodar muito mais suave com essa ferramenta ao seu lado.

Abra o Excel agora mesmo, coloque a mão na massa e crie sua primeira versão dessa planilha. Não precisa ser perfeita na primeira vez, mas precisa começar. Se você tiver dúvidas enquanto cria, volte aqui neste tutorial e revise os passos. Depois, quando você dominar isso, explore outros artigos e tutoriais de Excel aqui no nosso site para levar suas habilidades para o próximo nível. Tem muita coisa legal para aprender ainda sobre essa ferramenta poderosa.

Tags: Planilha de Rastreamento, Rastreamento de Encomendas, Gestão de Fretes, Controle de Envios, Excel para Logística

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